Etänä toteuttavat työterveysneuvottelut – vinkkejä käytännön järjestelyihin ja vuorovaikutukseen

Työterveysneuvottelut ovat tärkeä työterveysyhteistyön keino edistää työntekijöiden työkykyä ja työssä jatkamista. Työterveysneuvottelun ollessa ajankohtaista on tärkeää, että moniammatillisesti arvioidaan, ketkä työterveyshuollosta osallistuvat neuvotteluun, ja kenellä on päävastuu neuvottelun toteutuksessa. Työfysioterapeutti voi ammattihenkilönä, omalla asiantuntemuksellaan sekä erityisosaamisellaan, olla myös päävastuussa työterveysneuvottelun toteutuksessa.

Työelämän digimurroksen myötä ja koronapandemian vauhdittamana työterveysneuvotteluja pidetään yhä enemmän etäyhteyksien avulla. Tämä haastaa työterveyshuoltoja ja työpaikkoja uudenlaisten toimintamallien käyttöönottoon sekä uusien yhteistyötapojen luomiseen. On selvää, että etänä toteutettavat työterveysneuvottelut sujuvat paremmin, kun kaikki neuvottelun osapuolet tunnistavat ja tietävät etäneuvottelujen sujuvuuteen liittyvät tekijät.

Tutkimustiedosta tukea etätyöterveysneuvottelujen toteuttamiseen

Työterveyslaitos, yhteistyössä Tampereen yliopiston kanssa, on toteuttanut Etätyöterveysneuvottelu – uusia toimintamalleja ja toimivaa vuorovaikutusta työkyvyn tueksi -hankkeen. Hanke on toteutunut vuosien 2021–2023 aikana, ja sitä on rahoittanut Työsuojelurahasto. Hankkeen tavoitteena oli selvittää, miten etätyöterveysneuvottelut toteutuvat osana työkyvyn tuen prosesseja. Lisäksi tavoitteena oli kuvata etätyöterveysneuvottelun vuorovaikutusprosesseja ja -käytäntöjä, joiden avulla neuvottelun eri osapuolet voidaan osallistaa yhteiseen päätöksentekoon.

Hankkeen aineistona oli yhteensä kymmenen etätyöterveysneuvottelua. Jokaisesta neuvottelusta kerättiin osallistujien ennakkokysely, neuvottelujen videotallenteet sekä yksilöteemahaastattelut. Tässä esityksessä kerromme tutkimuksesta esille nousseita käytännön vinkkejä etätyöterveysneuvottelun valmistautumiseen ja neuvottelun toteutukseen.

Työterveysneuvottelujen toteutustapa sovitaan yhdessä

Työterveyshuollon ammattilaisen tehtävänä on arvioida, soveltuuko työterveysneuvottelu pidettäväksi etäyhteydellä vai onko neuvottelulle paremmat edellytykset toteutua lähitapaamisena. Neuvottelu voidaan pitää etäyhteydellä, mikäli kaikki siihen osallistuvat ovat antaneet suostumuksensa (Lue lisää: Ohje ehkäisevän työterveyshuollon palveluista ja niiden kriteereistä).

Mikäli työterveysneuvottelu sovitaan pidettäväksi etänä, neuvotteluun osallistujien tulee yhdessä sopia, ovatko kaikki omilta koneiltaan vai onko osa samassa tilassa; millä ohjelmistolla neuvottelu toteutetaan ja kuka lähettää neuvottelukutsun osallistujille. Osallistujilla tulee aina olla mahdollisuus valita neuvottelun toteutus lähitapaamisena.

Huolimatta etäpalvelujen käytön yleistymisestä, työterveysneuvottelun toteuttaminen lähi- tai etätapaamisena on syytä harkita tapauskohtaisesti. Lähitapaaminen on perusteltua esimerkiksi, jos kyseessä on ensimmäinen neuvottelu, neuvottelussa käsitellään monimutkaisia työkyvyn tuen prosesseja tai jos osallistujilla on vaikeuksia osallistua neuvotteluun etänä.

Etätyöterveysneuvottelu edellyttää toimivaa teknologiaa ja rauhallista neuvottelutilaa

Työterveysneuvottelu on aina ainutlaatuinen tilaisuus. Erityisesti etäyhteyksiä hyödynnettäessä on tärkeää, että neuvotteluun osallistujat varaavat itselleen rauhallisen tilan sekä minimoivat ylimääräiset häiriötekijät eli sulkevat puhelimensa ja muut viestikanavat sekä hyödyntävät esimerkiksi ”varattu” tai ”älä häiritse” -kalenterimerkintää.

Etäyhteyksien käyttö edellyttää toimivaa teknologia ja riittävää taitoa etäteknologian hyödyntämiseen. Neuvotteluun osallistujien on oltava erityisen huolellisia tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä asioita sekä luotettavien videoneuvottelualustojen ja suojatun verkkoyhteyden käytöstä.

Kuten lähitapaamisena toteutetuissa neuvotteluissa, myös etätyöterveysneuvottelujen alussa työterveyshuollon ammattilaisen tehtävänä on kertoa neuvottelun luottamuksellisuudesta.

Etätyöterveysneuvottelun alussa on hyvä myös sopia, kuka toimii neuvottelun puheenjohtajana, muistion kirjaajana, neuvottelumuistion hyväksymiskäytännöt sekä muut käytännön järjestelyt.

Huomioi etävuorovaikutuksen erityispiirteet

Tuloksemme osoittivat, että etänä toteutettavat työterveysneuvottelut toteutuivat hyvin samankaltaisesti kuin lähitapaamisena toteutettavat neuvottelut. Etätoteutuksiin liittyy kuitenkin aina tiettyjä vuorovaikutuksen erityispiirteitä kuten puheenvuorojen jakaantumiseen ja keskustelujen häiriöherkkyyteen liittyen.

Etäneuvotteluissa voi olla vaikeampi ottaa puheenvuoro kuin kasvokkaisissa kohtaamisissa, sillä sanaton viestintä; ilmeet ja eleet välittyvät huonommin etäyhteydellä. Puheenjohtajan tehtävänä on huomioida, että kaikilla neuvottelun osapuolilla on tasavertainen mahdollisuus osallistua keskusteluun sekä kertoa oma näkemyksensä käsiteltävästä tilanteesta.

Etäneuvotteluissa videoneuvottelukameroiden auki pitäminen lisää läsnäolon tuntua, vaikka osallistujat eivät jaakaan fyysistä samaa tilaa. Neuvottelun alussa tuleekin varmistaa, että osallistujat kuulevat ja näkevät toisensa. On tärkeä kunnioittaa toisen läsnäoloa pitämällä kamerat auki.

Tutustu Etätyöterveysneuvottelun toimivat käytännöt – oppimateriaaliin

Tutkimuksemme tulosten käytäntöön viemiseksi olemme julkaisseet “Etätyöterveysneuvottelu toimivat käytännöt” -oppimateriaaliosion täydentämään jo olemassa olevaa “Työterveysneuvottelu -ratkaisuja työhön” oppimateriaalia.

Oppimateriaali on maksuton, vapaasti saatavilla oleva digitaalinen oppimisohjelma, joka on tarkoitettu kaikille etätyöterveysneuvotteluun osallistuville työntekijöille, esihenkilöille, työsuojelulle, HR:lle ja työterveyshuollolle. Oppimateriaalista voit esimerkiksi tulostaa työhuoneesi seinälle huoneentaulun, johon on koottu parhaat vinkit etätyöterveysneuvottelujen toteuttamiseen.

· Pääset tutustumaan oppimateriaaliin täältä: Etätyöterveysneuvottelun toimivat käytännöt | Työterveyslaitos (ttl.fi)

· Etätyöterveysneuvottelu -uusia toimintamalleja ja toimivaa vuorovaikutusta työkyvyn tueksi -hankkeen päätöswebinaari järjestetään 13.12.2023 klo:13–13.45. Webinaari on maksuton ja kaikille avoin. Ilmoittautuminen: Yhteisiä ratkaisuja etänä – toimivat käytännöt etätyöterveysneuvotteluihin | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Erja Sormunen, erikoistutkija, Työterveyslaitos, erja.sormunen@ttl.fi

Sanna Pesonen, tutkija, Työterveyslaitos, sanna.pesonen@ttl.fi

Etätyöterveysneuvottelu -uusia toimintamalleja ja toimivaa vuorovaikutusta työkyvyn tueksi -hankkeen päätöswebinaari järjestetään 13.12.2023 klo:13–13.45.

Webinaari on maksuton ja kaikille avoin. Ilmoittautuminen:  Yhteisiä ratkaisuja etänä – toimivat käytännöt etätyöterveysneuvotteluihin | Työterveyslaitos (ttl.fi)